Learning Journal Week 5

By Darin Engkawong 5202113147

Productivity Paradox หมายถึงความไม่สอดคล้องกันระหว่างความก้าวหน้าของคอมพิวเตอร์(ซึ่งเพิ่มขึ้นแบบ exponential) กับระดับ Productivity ของระบบเศรษฐกิจที่กลับเติบโตอย่างเชื่องช้า

สาเหตุของProductivity Paradoxได้แก่

v หาข้อมูลเกี่ยวกับProductivity Gains เพื่อนำมาวิเคราะห์ได้ยาก

v Productivity Gains ถูกชดเชยด้วยการขาดทุนในส่วนอื่นๆ

v Productivity Gains ถูกหักล้างด้วยต้นทุนที่สูงในการติดตั้ง

v เกิดปัญหาเรื่อง Time Lag

Impact

v  Direct Impact เช่น ต้นทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย

v  Second Order Impact เช่น เพิ่ม Market Share การได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น

Why justify IT Investments

เนื่องจากการมีเงินทุนที่จำกัด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องประเมินผลประโยชน์จากการลงทุนทาง ITให้เป็นเชิงปริมาณได้มากที่สุดเพื่อให้สามารถลงทุนได้

ขั้นตอนการ Justify

1.              หาหลักการวิเคราะห์ที่เหมาะสม

2.              ค้นคว้าข้อมูลเพิ่มเติม โดยใช้เกณฑ์ที่เป็น Objective

3.              พิจารณา และระบุสมมติฐานเกี่ยวกับต้นทุน และผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

4.              ระบุเครื่องมือที่ใช้ในการคำนวณ รวมไปถึงการวิเคราะห์ความเสี่ยง

5.              การลงทุนดังกล่าวสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันของบริษัทหรือไม่

6.              ไม่ประเมินต้นทุนต่ำเกินไป และไม่ประเมินผลประโยชน์ให้สูงเกินไป

ความยากในการวัด Productivity และ Performance Gain

v  ระบุเกณฑ์ มาตรวัด ไม่ถูกต้องเหมาะสม

v   Time Lag

v  หาความสัมพันธ์ระหว่าง การลงทุนด้านIT กับ ผลการดำเนินงานขององค์กรได้ยาก

การวัดต้นทุนของ IT Investment

v  ประเด็นหลักคือการแบ่งสันปันส่วนต้นทุนคงที่ (Fixed Cost)

v  Infrastructure cost

v  Service management cost

v  Transaction Cost

v  Search

v  Information

v  Negotiation

v  Decision

v  Monitoring

Cost

v Development cost

v Set up cost

v Operational cost

Benefit

v Direct benefit

v Assessable indirect benefit

v Intangible benefit

วิธีการวิเคราะห์ Cost-Benefit

v Net Profit หรือผลต่างระหว่างต้นทุน และรายได้โดยตรง เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด แต่ไม่ได้คำนึงถึง Time Value of Money และจะเปรียบเทียบยาก หากมี Net Profit ที่เท่ากัน หรือใกล้เคียงกัน

v Payback Period หรือระยะเวลาคืนทุน เป็นระยะเวลาที่ผลตอบแทนที่ได้รับทั้งหมดเท่ากับต้นทุนที่เสียไป แต่ข้อเสียของวิธีนี้ก็คือ ขาดการคำนึงถึง Time Value of moneyไม่ได้มองว่า Cash Flow ในแต่ละปีจะเป็นเท่าไร

v Return on Investment (ROI) เป็นการเปรียบเทียบผลตอบแทนที่ได้เฉลี่ยในแต่ละปี กับเงินลงทุนที่ใช้ไป

v Net Present Value (NPV) วิธีนี้เป็นการคำนวณผลตอบแทนที่จะได้รับทั้งหมด โดยที่มีการคิดลดให้เป็น Present Value ตาม Discount Rate ที่กำหนด การใช้วิธีนี้อาจจะเป็นปัญหาในการเปรียบเทียบโครงการที่มีอายุต่างกัน หรือขนาดการลงทุนที่ต่างกัน

v Internal Rate of Return (IRR) คืออัตราคิดลด หรือ Discount rate ที่ทำให้ NPV ของโครงการเป็นศูนย์ เมื่อคำนวณได้ IRR แล้วให้นำมาเปรียบเทียบกับ Required rate of return ที่ต้องการ หากสูงกว่าก็สามารถลงทุนได้

v อื่นๆ เช่น Economic Value Added (EVA), Benefit-to-cost Ratio

v Total Cost of Ownership (TCO) เป็นการคำนวณต้นทุนที่จะเกิดขึ้นตลอดอายุของการลงทุน เช่น Acquisition Cost, Operations Cost, Control Cost วิธีนี้อาจทำควบคู่ไปกับ Total Benefits of Ownership (TBO) เพื่อหาผลตอบแทนรวมที่จะได้รับ (Payoff = TBO - TCO)

v Benchmarks เป็นการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับบริษัทอื่น หรือค่าเฉลี่ยในอุตสาหกรรมนั้นๆ

v Balanced Scorecard เป็นการประเมินผลงาน 4 ด้าน ที่มีความเกี่ยวเนื่องกัน เช่น ด้านลูกค้า, ด้านการเงิน, ด้านกระบวนการภายใน, ด้านการเรียนรู้

Learning Journal Week 4

By ดารินทร์ อิงควงศ์ 5202113147

ปัจจุบันองค์กรส่วนหนึ่งมีการ outsource งานด้านระบบข้อมูลสาระสนเทศและเทคโนโลยีไปให้แก่องค์กรภายนอกเป็นผู้ดูแล ติดตั้ง รักษาระบบ  อย่างไรก็ตามในการ outsource งานใดๆ ให้แก่องค์กรภายนอกแม้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายและปริมาณงานลง แต่ควรคำนึงถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นดังนี้

·         Shirking – Vendor อาจให้บริการแก่เราไม่เป็นไปตามที่ตกลงไว้

·         Paching – vendor อาจนำสินค้าและบริการที่ผลิตให้แก่เราไปให้บริการแก่บริษัทอื่นๆ

·         Opportunistic repricing-  อาจเผชิญกับความเสี่ยงที่ Vendor จะขอเปลี่ยนแปลงราคาไปจากเดิมที่ตกลงร่วมกันไว้ เมื่อมีการปรับเปลี่ยนspec ไปจากที่ตกลงกัน

นอกจากนี้ แม้การ outsource จะดูเสมือนว่ามีต้นทุนต่ำ อย่างไรก็ตามอาจมีต้นทุนแฝงที่ไม่ได้ถูกนำมาพิจารณาดังนี้

·         ต้นทุนในการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ vendor แต่ละราย

·         ค่าใช้จ่ายในการติดต่อและทำสัญญากับ vendor

·         ค่าใช้จ่ายในการส่งมอบงาน

·         ค่าใช้จ่ายในการบริหารความสัมพันธ์กับ outsource

·         ค่าใช้จ่ายในการ transition back

Offshore Outsourcing คือการ outsource งานใดงานหนึ่งในองค์กรให้หน่วยงานในต่างประเทศเป็นผู้ดำเนินการจัดการแทน

ประเด็นที่ต้องคำนึงถึงใน offshore outsourcingได้แก่

·         สภาพแวดล้อมด้านธุรกิจและการเมืองในประเทศที่จะ outsource

·         คุณภาพของโครงสร้างพื้นฐาน

·         ความเสี่ยงอื่นๆ เช่น IT ทรัพยากรมมนุษย์ สภาพเศรษฐกิจ กฎหมาย และที่สำคัญ ความแตกต่างทางวัฒนธรรม

ความเสี่ยง ของ offshore outsourcingได้แก่

·         การแทรกแซงของภาครัฐ กฎระเบียบที่อาจเป็นอุปสรรค

·         ความแตกต่างทางวัฒนธรรม

·         การโอนถ่ายความรู้

·         การหมุนเวียนของบุคคล

IT application acquisition

ประเด็นที่ต้องคำนึงถึง

·         ประเภทและขนาดอันหลากหลาย

·         Application มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

·         Application อาจเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายฝ่าย

·         เนื่องจาก IT Application มีความหลากหลายดังนั้นวิธีการที่ใช้ในการได้มาซึ่ง application เหล่านั้นจึงอาจแตกต่างกัน

ขั้นตอนในการได้มาซึ่ง IT Application

1.       วางแผน ระบุความต้องการ และประเมิน IT System ให้สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจ

2.       วางโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT

3.       คัดเลือกวิธีการได้มา เช่น สร้างเอง ให้ vendor เป็นผู้วางระบบให้  เช่า ซื้อ หรือ ผสมผสานวิธีการต่างๆ

4.       ทดสอบ ติดตั้ง

5.       ดำเนินงาน บำรุงรักษษ และ update ระบบ

กรอบ 3 ประการของ IT Project Management คือ  Time Cost Performance ต้องบริหารทรัพยากรที่เรามีอยู่ให้อยู่ภายในกรอบ 3 ประการที่เรากำหนดไว้

Identifying Justifying Planning IT System Application

 สำรวจความต้องการภายในองค์กรเกี่ยวกับระบบ และประเมินเลือกโดยคำนึงถึงหลัก ต้นทุนและผลประโยชน์

Acquiring IT Application Available Option

Buy or Lease

ข้อดีของการ BUY

·         ประหยัดเวลาและต้นทุนเมื่อเปรียบเทียบกับการสร้างระบบเอง

·         ทราบอย่างแน่ชัดว่าจะได้รับอะไร

·         บริษัทไม่ใช่รายแรกและรายเดียวที่ใช้ระบบนี้

·         มี Vendor คอย update ระบบให้

·         ราคาถูก

ข้อเสีย

·         ซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในท้องตลาดอาจไม่ตรงกับความต้องการของบริษัท

·         ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปอาจไม่ยืดหยุ่นพอเมื่อต้องการปรับเพิ่มบางฟังก์ชั่น

·         ซอฟต์แวร์ที่ได้มาอาจไม่เข้ากับระบบเดิมของบริษัท

·         Vendor อาจปลดซอฟต์แวร์นี้ออก และเลิกพัฒนาตลอดจนบำรุงรักษา

ทางเลือกอื่นๆ

·         SaaS การเช่าซอฟต์แวร์ซึ่งทำให้บริษัทมีความคล่องตัวด้านระบบสูง เมื่อสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป ส่งผลให้ความต้องการของบริษัทเปลี่ยนแปลงไป หากเลือกใช้วิธีนี้ซอฟต์แวร์จะได้รับการ update อยู่เสมอโดย Vendor เป็นการลดความเสี่ยงที่ระบบ IT จะล้าสมัยและไม่รองรับความต้องการของบริษัทได้เป็นอย่างดี

·         Inhouse Developing ค่อนข้างใช้เวลาและต้นทุนสูง มีหลายรูปแบบ เช่น SDLC Prototyping Web2.0 End user development

Business Process Redesign

BPR  อาจเกี่ยวข้องกับกระบวนการเพียงกระบวนการเดียวหรือมากกว่านั้น  BPM เกี่ยวข้องกับ flow งานทั้งหมด ตั้งแต่ระบบระหว่างคน ระหว่างระบบ และระหว่าง คนและระบบ

Major Managerial Issues

·         Global and cultural

·         Ethical &Legal issues

·         User Involvement เป็นสิ่งสำคัญ

·         Change Management

·         Risk Management

Dollar General Uses Integrated Software

ดารินทร์ อิงควงศ์ 5202113147

1.       Explain why the old, non-integrated functional system created problems for the company. Be specific

การขยายสาขาอย่างรวดเร็วของ Dollar General ทำให้บริษัทต้องเผชิญกับการจัดการข้อมูลใหม่ๆจำนวนมากและอาจนำไปสู่ปัญหาดังต่อไปนี้ หากไม่ได้รับการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

·        ภาระภาษีที่ต้องชำระที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐ  ข้อมูลเกี่ยวกับภาระภาษีนับเป็นข้อมูลที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งเพราะถือเป็นภาระหน้าที่ตามกฎหมายที่มีบทลงโทษหากบริษัทละเว้น หรือ ผ่าผืน ดังนั้นระบบ IT ที่ขาดการเชื่อมโยงอาจทำให้เกิดความเสี่ยงในการคำนวณและนำส่งภาษีผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้บริษัทถูกเรียกชำระภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับเป็นมูลค่ามากได้  นอกจากนี้การรวบรวมฐานข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องภาษีให้เชื่อมโยงกันจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนภาษี(Tax Planning) ให้บริษัทสามารถประหยัดภาษีได้ และส่งผลต่อระบบการคำนวณต้นทุนและกำหนดราคาสินค้า หากระบบสารสนเทศที่บริษัทใช้อยู่ไม่รองรับข้อมูลภาษีอาจส่งผลกระทบต่อการคำนวณต้นทุนที่ผิดพลาด และก่อให้เกิดความเสียหายแก่องค์กรได้

·        Personal Management  การขยายสาขาใหม่ย่อมต้องมีการเพิ่มจำนวนบุคลากรเข้ามายังบริษัทเป็นจำนวนมาก  การจัดการด้านบุคลากรนับเป็นสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นระบบเงินเดือนซึ่งต้องมีการจัดเก็บชั่วโมงการทำงาน ผลประโยชน์ ค่าตอบแทนต่างๆ โดยเฉพาะลักษณะธุรกิจของ DOLLAR GENERAL ยังคงต้องอาศัยพนักงานในการดำเนินงานประจำวัน ดังนั้นข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรแต่ละคนของทุกสาขาจึงมีเป็นจำนวนมากและกลายเป็นภาระหน้าที่ของพนักงานฝ่ายบุคคลที่ต้องมาบริหารจัดการข้อมูลเหล่านี้แทนที่จะได้ใช้เวลาไปกับการวางแผนและพัฒนาด้านทรัพยากรบุคคล

·        ปัญหาเกี่ยวกับแผนกเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable Department) จากการขยายสาขาทำให้ปริมาณการสั่งซื้อสินค้าเพิ่มสูงขึ้น  และอาจมีการเพิ่ม Supplier รายใหม่ที่เหมาะสมในแต่ละรัฐ ดังนั้นจำนวนใบสั่งซื้อ และ invoice ย่อมมีปริมาณเพิ่มสูงขึ้นในแต่ละเดือน แต่ DOLLAR GENERAL ยังคงใช้ระบบ manual ในการจัดการกับระบบการชำระหนี้ ซึ่งทำให้สิ้นเปลืองเวลาและอาจนำไปสู่ความผิดพลาดได้ เช่น เสียโอกาสจากการใช้สิทธิเพื่อรับส่วนลดเงินสด อันเนื่องมาจากขาดการบันทึกรายการซื้อลงในระบบอย่างมีประสิทธิภาพและขาดการพิจารณารายการเจ้าหนี้การค้าทั้งหมด

2.       The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

จากปัญหาที่กล่าวไว้ในข้างต้นจะเห็นว่าปัญหาที่เกิดขึ้นล้วนเป็นปัญหาที่เกิดจาก Transaction ประจำวันของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการชำระหนี้ การคำนวณภาษี การคำนวณค่าตอบแทนแก่บุคลากร หากดูเพียงผิวเผินข้อมูลเหล่านี้เป็นเพียงการปฎิบัติงานในแต่ละวันเท่านั้น อาจไม่มีความสำคัญแต่อย่างใด แต่หากพิจารณาต่อไปจะเห็นได้ว่าข้อมูลเหล่านี้ส่งผลต่อผลกำไรและผลการดำเนินงานของบริษัททั้งสิ้น รวมถึงการปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance) อันเป็นเงื่อนไขสำคัญในการทำธุรกิจด้วย ฉะนั้นข้อมูลต่างๆที่ผู้บริหารใช้พิจารณาในการกำหนดกลยุทธ์และการเติบโตของบริษัทล้วนเกิดจากข้อมูลเหล่านี้ทั้งสิ้น การมี Transaction Processing System ที่ดี นอกจากจะส่งผลให้การดำเนินธุรกรรมประจำวันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพแล้ว ยังส่งผลให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ดีเพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์และกำหนดกลยุทธ์ต่างๆต่อไป เช่น การวางแผนภาษี การวางแผนและบริหารทรัพยากรบุคคล การรวบรวมข้อมูลด้านต้นทุนเพื่อพิจารณาในการขยายสาขา เป็นต้น

การนำระบบงาน IT เข้ามาใช้จะช่วยให้การดำเนินงานของธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวกขึ้น เช่น การให้ supplier เข้ามาเช็คจำนวนสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ในระบบเพื่อให้สามารถส่งสินค้าเข้ามาเติมยังร้านค้าได้ ช่วยลดความเสี่ยงที่สินค้าจะขาดแคลน และยังช่วยให้ supplier สามารถวางแผนการผลิตให้สอดคล้องกับความต้องการของ DOLLAR GENERAL ได้อีกด้วย  ในด้านบุคลากร การปรับระบบให้พนักงานสามารถเข้ามากรอกชั่วโมงการทำงานและตรวจสอบผลตอบแทนที่ตนได้รับ จะช่วยลดปริมาณงานด้านบุคลากรลง และลดความผิดพลาดต่างๆ ทั้งยังง่ายต่อการตรวจสอบ ช่วยลดต้นทุนทางด้านเวลา ทรัพยากรคนที่ต้องมาจัดการ transaction เหล่านี้

3.       Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

Smart Notification Software เป็นซอฟต์แวร์ที่มีจุดเด่นที่การประมวลผลข้อมูลต่างๆให้อยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ ผู้บริหารจึงสามารถปรับเปลี่ยนการตัดสินใจให้เหมาะสมกับข้อมูลใหม่ๆได้ตลอด พร้อมกับ feature ช่วยเตือน due date ต่างๆ ช่วยให้องค์กรต่างๆบรรลุเป้าหมายหลัก เช่น การลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย เพิ่มรายได้และกระแสเงินสด รักษาฐานลูกค้า พัฒนาธุรกิจและความสามารถในการแข่งขัน และยังสามารถนำซอฟต์แวร์นี้ไปใช้กับโปรแกรมต่างๆได้ง่ายด้วย

จากจุดเด่นในข้างต้นของ Smart Notification Software จะเห็นได้ว่าสำหรับองค์กรที่อยู่ระหว่างการเติบโตอย่างรวดเร็ว เช่น DOLLAR GENERAL สิ่งสำคัญ คือ ข้อมูลในการตัดสินใจจะต้องประมวลมาจากข้อมูลธุรกรรมภายในองค์กรซึ่งมีอยู่หลายสาขาในพื้นที่ต่างๆกัน และต้องคำนึงถึงข้อมูลจากภายนอกองค์กรด้วย ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจึงควรเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถบันทึกธุรกรรมรายวันได้ และสามารถนำข้อมูลที่บันทึกมาประมวลเป็นรายงานต่างๆเพื่อนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจเกี่ยวกับการขยายธุรกิจ การปรับเปลี่ยนรายการส่งเสริมทางการตลาดต่างๆ ช่วยให้สามารถปรับกลยุทธ์ของแต่ละสาขาให้มีความเหมาะสมกับสภาพพื้นที่ เช่น ประเภทของสินค้า และ รายการส่งเสริมทางการตลาดด้วย นอกจากนี้ยังเป็นซอฟต์แวร์ที่ง่ายต่อการปรับเพิ่มฟังก์ชั่นต่างๆ ซึ่งเหมาะกับองค์กรที่กำลังอยู่ในระหว่างช่วงการขยายตัวอย่าง DOLLAR GENERAL ซึ่งอาจมีการขยายสาขาเพิ่มขึ้นในอนาคต อย่างไรก็ตามไม่ปรากฏข้อมูลในด้านต้นทุนของซอฟต์แวร์และการติดตั้งรวมถึงการ Maintenance ระบบดังนั้นก่อนการติดตั้งซอฟต์แวร์ใดๆควรพิจารณาต้นทุนประกอบและเปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์อื่นๆที่มีคุณสมบัติคล้ายคลึงกันด้วย

4.       Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

Services Automation เป็นซอฟต์แวร์ที่มีจุดเด่นในเรื่อง Opportunity management, Project Management, Resource Management จะเห็นได้ว่าซอฟต์แวร์นี้จะให้ข้อมูลในระดับที่ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ ดังนั้น อาจไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในการจัดการข้อมูลประเภทธุรกรรมประจำวันมากนัก แต่ DOLLAR GENERAL กำลังอยู่ในช่วงการขยายตัว ซึ่งต้องเผชิญกับการตัดสินใจลงทุนในโครงการต่างๆแต่ละพื้นที่ การคำนึงถึง Financial Feasibility ความคุ้มทุน ระยะคืนทุน เป็นประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณา  ดังนั้นซอฟต์แวร์นี้อาจช่วยให้การตัดสินใจลงทุนเป็นไปอย่างถูกต้อง แม่นยำและมีประสิทธภาพมากขึ้นได้ อย่างไรก็ตามหากซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันสามารถให้ข้อมูลและประมวลผลเพื่อการตัดสินใจได้ ซอฟต์แวร์นี้อาจยังไม่จำเป็นนัก แต่หากซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ยังไม่มีฟังก์ชั่นที่ช่วยเอื้อประโยชน์ต่อการตัดสินใจก็ควรนำซอฟต์แวร์นี้เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อรองรับการใช้ Growth Strategy ของบริษัทนั่นเอง

ข้อมูลอ้างอิง

http://www.lawson.com/www/Resource.nsf/pub/SEPM-SS971.pdf/$FILE/SEPM-SS971.pdf

http://www.lawson.com/wcw.nsf/pub/ses_ED9066