ดารินทร์ อิงควงศ์ 5202113147
1. Explain why the old, non-integrated functional system created problems for the company. Be specific
การขยายสาขาอย่างรวดเร็วของ Dollar General ทำให้บริษัทต้องเผชิญกับการจัดการข้อมูลใหม่ๆจำนวนมากและอาจนำไปสู่ปัญหาดังต่อไปนี้ หากไม่ได้รับการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
· ภาระภาษีที่ต้องชำระที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐ ข้อมูลเกี่ยวกับภาระภาษีนับเป็นข้อมูลที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งเพราะถือเป็นภาระหน้าที่ตามกฎหมายที่มีบทลงโทษหากบริษัทละเว้น หรือ ผ่าผืน ดังนั้นระบบ IT ที่ขาดการเชื่อมโยงอาจทำให้เกิดความเสี่ยงในการคำนวณและนำส่งภาษีผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้บริษัทถูกเรียกชำระภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับเป็นมูลค่ามากได้ นอกจากนี้การรวบรวมฐานข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องภาษีให้เชื่อมโยงกันจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนภาษี(Tax Planning) ให้บริษัทสามารถประหยัดภาษีได้ และส่งผลต่อระบบการคำนวณต้นทุนและกำหนดราคาสินค้า หากระบบสารสนเทศที่บริษัทใช้อยู่ไม่รองรับข้อมูลภาษีอาจส่งผลกระทบต่อการคำนวณต้นทุนที่ผิดพลาด และก่อให้เกิดความเสียหายแก่องค์กรได้
· Personal Management การขยายสาขาใหม่ย่อมต้องมีการเพิ่มจำนวนบุคลากรเข้ามายังบริษัทเป็นจำนวนมาก การจัดการด้านบุคลากรนับเป็นสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นระบบเงินเดือนซึ่งต้องมีการจัดเก็บชั่วโมงการทำงาน ผลประโยชน์ ค่าตอบแทนต่างๆ โดยเฉพาะลักษณะธุรกิจของ DOLLAR GENERAL ยังคงต้องอาศัยพนักงานในการดำเนินงานประจำวัน ดังนั้นข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรแต่ละคนของทุกสาขาจึงมีเป็นจำนวนมากและกลายเป็นภาระหน้าที่ของพนักงานฝ่ายบุคคลที่ต้องมาบริหารจัดการข้อมูลเหล่านี้แทนที่จะได้ใช้เวลาไปกับการวางแผนและพัฒนาด้านทรัพยากรบุคคล
· ปัญหาเกี่ยวกับแผนกเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable Department) จากการขยายสาขาทำให้ปริมาณการสั่งซื้อสินค้าเพิ่มสูงขึ้น และอาจมีการเพิ่ม Supplier รายใหม่ที่เหมาะสมในแต่ละรัฐ ดังนั้นจำนวนใบสั่งซื้อ และ invoice ย่อมมีปริมาณเพิ่มสูงขึ้นในแต่ละเดือน แต่ DOLLAR GENERAL ยังคงใช้ระบบ manual ในการจัดการกับระบบการชำระหนี้ ซึ่งทำให้สิ้นเปลืองเวลาและอาจนำไปสู่ความผิดพลาดได้ เช่น เสียโอกาสจากการใช้สิทธิเพื่อรับส่วนลดเงินสด อันเนื่องมาจากขาดการบันทึกรายการซื้อลงในระบบอย่างมีประสิทธิภาพและขาดการพิจารณารายการเจ้าหนี้การค้าทั้งหมด
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
จากปัญหาที่กล่าวไว้ในข้างต้นจะเห็นว่าปัญหาที่เกิดขึ้นล้วนเป็นปัญหาที่เกิดจาก Transaction ประจำวันของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการชำระหนี้ การคำนวณภาษี การคำนวณค่าตอบแทนแก่บุคลากร หากดูเพียงผิวเผินข้อมูลเหล่านี้เป็นเพียงการปฎิบัติงานในแต่ละวันเท่านั้น อาจไม่มีความสำคัญแต่อย่างใด แต่หากพิจารณาต่อไปจะเห็นได้ว่าข้อมูลเหล่านี้ส่งผลต่อผลกำไรและผลการดำเนินงานของบริษัททั้งสิ้น รวมถึงการปฏิบัติตามกฎหมาย (Compliance) อันเป็นเงื่อนไขสำคัญในการทำธุรกิจด้วย ฉะนั้นข้อมูลต่างๆที่ผู้บริหารใช้พิจารณาในการกำหนดกลยุทธ์และการเติบโตของบริษัทล้วนเกิดจากข้อมูลเหล่านี้ทั้งสิ้น การมี Transaction Processing System ที่ดี นอกจากจะส่งผลให้การดำเนินธุรกรรมประจำวันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพแล้ว ยังส่งผลให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่ดีเพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์และกำหนดกลยุทธ์ต่างๆต่อไป เช่น การวางแผนภาษี การวางแผนและบริหารทรัพยากรบุคคล การรวบรวมข้อมูลด้านต้นทุนเพื่อพิจารณาในการขยายสาขา เป็นต้น
การนำระบบงาน IT เข้ามาใช้จะช่วยให้การดำเนินงานของธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวกขึ้น เช่น การให้ supplier เข้ามาเช็คจำนวนสินค้าคงเหลือที่มีอยู่ในระบบเพื่อให้สามารถส่งสินค้าเข้ามาเติมยังร้านค้าได้ ช่วยลดความเสี่ยงที่สินค้าจะขาดแคลน และยังช่วยให้ supplier สามารถวางแผนการผลิตให้สอดคล้องกับความต้องการของ DOLLAR GENERAL ได้อีกด้วย ในด้านบุคลากร การปรับระบบให้พนักงานสามารถเข้ามากรอกชั่วโมงการทำงานและตรวจสอบผลตอบแทนที่ตนได้รับ จะช่วยลดปริมาณงานด้านบุคลากรลง และลดความผิดพลาดต่างๆ ทั้งยังง่ายต่อการตรวจสอบ ช่วยลดต้นทุนทางด้านเวลา ทรัพยากรคนที่ต้องมาจัดการ transaction เหล่านี้
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification Software เป็นซอฟต์แวร์ที่มีจุดเด่นที่การประมวลผลข้อมูลต่างๆให้อยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ ผู้บริหารจึงสามารถปรับเปลี่ยนการตัดสินใจให้เหมาะสมกับข้อมูลใหม่ๆได้ตลอด พร้อมกับ feature ช่วยเตือน due date ต่างๆ ช่วยให้องค์กรต่างๆบรรลุเป้าหมายหลัก เช่น การลดต้นทุนและค่าใช้จ่าย เพิ่มรายได้และกระแสเงินสด รักษาฐานลูกค้า พัฒนาธุรกิจและความสามารถในการแข่งขัน และยังสามารถนำซอฟต์แวร์นี้ไปใช้กับโปรแกรมต่างๆได้ง่ายด้วย
จากจุดเด่นในข้างต้นของ Smart Notification Software จะเห็นได้ว่าสำหรับองค์กรที่อยู่ระหว่างการเติบโตอย่างรวดเร็ว เช่น DOLLAR GENERAL สิ่งสำคัญ คือ ข้อมูลในการตัดสินใจจะต้องประมวลมาจากข้อมูลธุรกรรมภายในองค์กรซึ่งมีอยู่หลายสาขาในพื้นที่ต่างๆกัน และต้องคำนึงถึงข้อมูลจากภายนอกองค์กรด้วย ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจึงควรเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถบันทึกธุรกรรมรายวันได้ และสามารถนำข้อมูลที่บันทึกมาประมวลเป็นรายงานต่างๆเพื่อนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจเกี่ยวกับการขยายธุรกิจ การปรับเปลี่ยนรายการส่งเสริมทางการตลาดต่างๆ ช่วยให้สามารถปรับกลยุทธ์ของแต่ละสาขาให้มีความเหมาะสมกับสภาพพื้นที่ เช่น ประเภทของสินค้า และ รายการส่งเสริมทางการตลาดด้วย นอกจากนี้ยังเป็นซอฟต์แวร์ที่ง่ายต่อการปรับเพิ่มฟังก์ชั่นต่างๆ ซึ่งเหมาะกับองค์กรที่กำลังอยู่ในระหว่างช่วงการขยายตัวอย่าง DOLLAR GENERAL ซึ่งอาจมีการขยายสาขาเพิ่มขึ้นในอนาคต อย่างไรก็ตามไม่ปรากฏข้อมูลในด้านต้นทุนของซอฟต์แวร์และการติดตั้งรวมถึงการ Maintenance ระบบดังนั้นก่อนการติดตั้งซอฟต์แวร์ใดๆควรพิจารณาต้นทุนประกอบและเปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์อื่นๆที่มีคุณสมบัติคล้ายคลึงกันด้วย
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation เป็นซอฟต์แวร์ที่มีจุดเด่นในเรื่อง Opportunity management, Project Management, Resource Management จะเห็นได้ว่าซอฟต์แวร์นี้จะให้ข้อมูลในระดับที่ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ ดังนั้น อาจไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในการจัดการข้อมูลประเภทธุรกรรมประจำวันมากนัก แต่ DOLLAR GENERAL กำลังอยู่ในช่วงการขยายตัว ซึ่งต้องเผชิญกับการตัดสินใจลงทุนในโครงการต่างๆแต่ละพื้นที่ การคำนึงถึง Financial Feasibility ความคุ้มทุน ระยะคืนทุน เป็นประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณา ดังนั้นซอฟต์แวร์นี้อาจช่วยให้การตัดสินใจลงทุนเป็นไปอย่างถูกต้อง แม่นยำและมีประสิทธภาพมากขึ้นได้ อย่างไรก็ตามหากซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันสามารถให้ข้อมูลและประมวลผลเพื่อการตัดสินใจได้ ซอฟต์แวร์นี้อาจยังไม่จำเป็นนัก แต่หากซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ยังไม่มีฟังก์ชั่นที่ช่วยเอื้อประโยชน์ต่อการตัดสินใจก็ควรนำซอฟต์แวร์นี้เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อรองรับการใช้ Growth Strategy ของบริษัทนั่นเอง
ข้อมูลอ้างอิง
http://www.lawson.com/wcw.nsf/pub/ses_ED9066
No comments:
Post a Comment